Hướng dẫn sử dụng hóa đơn trong lĩnh vực kinh doanh vận tải do Cục thế hướng dẫn

Cục Thuế đã cung cấp hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng hóa đơn trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ vận tải. Nhận được nhiều ý kiến và phản ánh liên quan đến hóa đơn, Cục Thuế đã đưa ra những thông tin sau đây nhằm làm rõ vấn đề này.  

Đầu tiên, theo quy định tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được bổ sung và sửa đổi bởi điểm b khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn cần bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng và đơn giá của hàng hóa cũng như dịch vụ.  

Về tên gọi hàng hóa và dịch vụ, hóa đơn phải ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Nếu hàng hóa được bán thuộc nhiều loại khác nhau, mỗi loại phải được thể hiện chi tiết (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia, hay các mặt hàng ăn uống khác nhau). Trong trường hợp hàng hóa yêu cầu đăng ký quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu, hóa đơn cũng cần ghi rõ các số hiệu và ký hiệu đặc trưng liên quan mà pháp luật yêu cầu. Ví dụ, đối với ô tô và mô tô, hóa đơn cần nêu rõ số khung, số máy, địa chỉ đăng ký, và các thông số khác như chiều dài, chiều rộng, số tầng nếu là một ngôi nhà. Đối với dịch vụ vận tải, hóa đơn cần ghi rõ biển kiểm soát phương tiện cùng với hành trình di chuyển (từ đâu đến đâu). Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp hoạt động trên nền tảng số và cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa qua thương mại điện tử, cần ghi rõ tên hàng hóa vận chuyển, thông tin chi tiết về người gửi hàng, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh.  

Nếu trên hóa đơn cần ghi thêm thông tin bằng tiếng nước ngoài, ký tự tiếng nước ngoài này sẽ được để ở bên phải trong ngoặc đơn hoặc bên dưới dòng tiếng Việt với kích thước chữ nhỏ hơn. Trong trường hợp sản phẩm hoặc dịch vụ có quy định về mã hàng hóa, hóa đơn phải ghi cả tên và mã tương ứng.  

Về đơn vị tính hàng hóa, người bán cần căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa để xác định đơn vị tính phù hợp thể hiện trên hóa đơn, như tấn, kg, chiếc, hộp, hay thùng… Đối với dịch vụ, đơn vị tính không nhất thiết phải có trên hóa đơn, mà có thể được xác định dựa trên từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ đã thực hiện. Cuối cùng, về số lượng hàng hóa và dịch vụ, bên bán cần ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập dựa trên đơn vị tính đã nêu ở trên.  

Trong những tình huống liên quan đến việc cung cấp các mặt hàng và dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình, bưu chính và chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, hay dịch vụ khám bệnh và chữa bệnh, các hóa đơn sẽ được lập theo kỳ được thống nhất trước. Khi lập hóa đơn cho những trường hợp này, người bán có thể sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn; đặc biệt là bảng kê này sẽ được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ cho việc kiểm tra và đối chiếu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền.  

Ngoài ra, trong trường hợp có các chương trình khuyến mại cho hàng hóa và dịch vụ theo quy định của pháp luật về thương mại, hoặc việc cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định, người bán cũng có thể lập hóa đơn tổng giá trị cho các món hàng khuyến mại, đi kèm với danh sách cụ thể liên quan đến các món hàng này. Các tổ chức phải lưu giữ đầy đủ tài liệu liên quan đến các chương trình khuyến mại, cho biếu, tặng, và cung cấp khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền. Họ cũng phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của thông tin giao dịch và phải cung cấp bảng tổng hợp chi tiết về các mặt hàng, dịch vụ khi được yêu cầu.  

Nếu khách hàng cần hóa đơn cho từng giao dịch, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải chỉ rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày... tháng... năm”. Nội dung của bảng kê cần ghi rõ thông tin như tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán; tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán, ngày lập bảng kê, cùng tên và chữ ký của người lập bảng kê. Đối với trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, bảng kê sẽ phải thể hiện “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng số tiền thanh toán cũng cần phải trùng khớp với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Bảng kê phải ghi lại danh sách hàng hóa, dịch vụ bán ra theo thứ tự bán hàng trong ngày và cần có ghi chú “kèm theo hóa đơn số...ngày... tháng... năm”.  

Về đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán chốt giá hàng hóa, dịch vụ dựa theo đơn vị tính đã nêu. Trong tình hình mà hàng hóa, dịch vụ được liệt kê qua bảng kê kèm theo hóa đơn, thì hóa đơn không bắt buộc phải thể hiện đơn giá.  

Theo Điều 3 của Luật Điều ước quốc tế năm 2016, nguyên tắc ký kết và thực hiện điều ước quốc tế phải tuân thủ những quy định không trái với Hiến pháp của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.  

Tôn trọng độc lập, chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của quốc gia là một trong những nguyên tắc quan trọng trong quan hệ quốc tế. Điều này đòi hỏi các quốc gia không được sử dụng vũ lực hoặc đe dọa sử dụng vũ lực với nhau, đồng thời không can thiệp vào công việc nội bộ của quốc gia khác. Các quốc gia cần duy trì mối quan hệ bình đẳng, cùng có lợi và tuân thủ những nguyên tắc căn bản khác của pháp luật quốc tế.  

Bảo vệ và đảm bảo lợi ích quốc gia, dân tộc là một yếu tố quan trọng, cần phải phù hợp với đường lối đối ngoại của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Việc tuân thủ các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã trở thành thành viên cũng rất cần thiết trong các giao dịch và hợp tác giữa các quốc gia.  

Theo những quy định trên, khi thực hiện kinh doanh dịch vụ vận tải, trong hóa đơn phải ghi đầy đủ biển kiểm soát của phương tiện vận tải cũng như thông tin về hành trình (bao gồm điểm đi và điểm đến). Hiện nay, Việt Nam đã ký kết nhiều điều ước quốc tế trong lĩnh vực vận tải quốc tế với mục tiêu hài hòa hóa các quy định pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Điều này bao gồm cả các phương thức vận tải như đường bộ, đường biển, đường hàng không và các hình thức vận tải đa phương thức.  

Do đó, trong các trường hợp vận tải quốc tế, nếu các điều ước quốc tế liên quan đến vận đơn đường bộ, đường biển, đường hàng không và các phương thức vận tải đa phương thức có quy định khác với quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam, thì các bên phải tuân theo điều ước, công ước quốc tế mà Việt Nam đã tham gia.   

Để biết thêm thông tin chi tiết, có thể tham khảo Công văn 3037/CT-CS được ban hành vào ngày 08/8/2025.